Rapat dapat diartikan pertemuan atau komunikasi yang dilakukan oleh beberapa orang untuk membahas atau menyelesaikan permasalahan yang terjadi dalam organisasi tersebut.
1. Berdasarkan tujuan
a. Rapat penjelasan (teaching conference)
Adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada peserta rapat mengenai kebijakan yang telah diambil oleh pimpinan organisasi.
b. Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)
Adalah rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan masalah yang sedang dihadapi.
c. Rapat perundingan (negotiation conference)
Adalah rapat yang diadakan karena ada dua pihak yang berkepentingan, apabila tidak dirundingkan dapat mengakibatkan timbulnya pertikaian atau perselisihan.
2. Berdasarkan sifatnya
a. Rapat formal
Adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
b. Rapat informal
Adalah rapat yang diadakan tanpa terpogram dan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal.
c. Rapat terbuka
Adalah rapat yang pesertanya tidak terbatas, artinya semua anggota dapat hadir tanpa undangan resmi.
d. Rapat tertutup
Adalah rapat yang dihadiri hanya orang-orang yang mendapatkan undangan saja.
3. Berdasarkan frekuensinya
a. Rapat rutin
Adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya dan sesudah terprogram.
b. Rapat insidental
Adalah rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi.
4. Berdasarkan jangka waktunya
a. Rapat mingguan, yaitu rapat yang dilakukan tiap satu minggu sekali.
b. Rapat bulanan, yaitu rapat yang diselenggarakan tiap satu bulan sekali.
c. Rapat semesteran, yaitu rapat yang dilakukan tiap enam bulan sekali.
d. Rapat tahunan, yaitu rapat yang dilakukan tiap setahun sekali biasanya pada akhir tahun/tutup tahun.
TIPE PEMIMPIN RAPAT (FIX)
Pemimpin rapat terbagi dalam berbagai tipe. Tipe-tipe pemimpin rapat sebagai berikut:
1.Tipe otoriter
Ciri-ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan otoriter,antara lain suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.
2. Tipe demokratis
Ciri-ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan demokratis, antara lain bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberi kesempatanpada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petujuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan musyawarah kelompok.
3. Tipe laizess-faire
Ciri-ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan laizess-faire antara lain memberi kebebasan kapada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh seseorang dengan tipe kepemimpinan seperti ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang diharapkan.
SYARAT RAPAT
Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
(1) Suasana terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.
(2) Tidak ada monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
(3) Partisipasi aktif dari peserta rapat
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
(4) Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.
Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
(5) Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.
(6) Pertanyaan singkat dan jelas
Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam rapat, waktu sangat berharga sekali.
(7) Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
(8) Menghindari perdebatan, yaitu suatu rapat dapat berjalan efektif jika tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan,tanpa arah,serta saling bersikukuh dalam mempertahankan pendiriannya yang dapat menimbulkan suasana panas,tegang, dan kaku yang akhirnya pembicaraan hanya dimonopoli oleh peserta rapat yang terlibat dalam perdebatan.
TIPE PESERTA RAPAT
1. Tipe Pemersatu
Tipe ini senang dengan persatuan dan kedamaian, biasanya bertindak sebagai juru damai, menjadi penengah bagi teman-teman yang bersengketa. Orang dengan tipe ini biasanya bersifat, berjiwa besar, pengertian, tekun, sabar, ulet, dan toleran.
2. Tipe Pendengar
Tipe ini termasuk tipe yang pasif, tidak turut memberikan andil pada saat rapat berlangsung. Biasanya sifat orang dengan tipe pendengar ini adalah pendiam (jarang berbicara). Ciri-ciri orang dengan tipe pendengar ini biasanya kurang percaya diri, kurang pengalaman, kurang bergaul, kurang percaya diri.
3. Tipe Penyerang
Peserta rapat ini bersifat suka menentang, sering berdebat dan menantang pendapat orang lain sehingga sering menimbulkan perdebatan dan perpecahan. Oleh karena itu, pemimpin rapat harus bertindak cepat dan tepat pada waktu pengambilan keputusan.
4. Tipe Inisiatif
Peserta rapat tipe ini sangat dinanti kehadirannya pada saat rapat, mereka dengan tipe ini merupakan orang yang tekun, rajin, daya kreativitas yang tinggi serta memiliki keinginan yang baik untuk memikirkan jalan keluar terhadap masalah yang sedang terjadi.
5. Tipe Pemberi Semangat
Peserta rapat yang memberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena dapat membaca situasi, berwibawa dan disegani, sehingga mempunyai pengaruh baik dalam kelompok ataupun diluar kelompok tersebut.
6. Tipe Pemberi Informasi
Tipe ini selalu memberikan informasi yang dibutuhkan pada saat rapat, hal ini dikeranekan mereka memiliki banyak informasi yang berguna bagi pemecahan masalah pada saat rapat, orang dengan tipe ini termasuk mereka yang mudah bergaul, dan dapat dipercaya.
7. Tipe Perantara
Orang dengan tipe perantara seringnya bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara satu dengan lainnya. Baik itu pribadi dengan pribadi lain, atau pribadi dengan kelompok, juga kelompok dengan kelompok. Peserta dengan tipe ini mempunyai sifat pandai bergaul, berwibawa, dapat dipercaya.
FUNGSI PEMIMPIN RAPAT
1. Sebagai Pengarah
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.
2. Sebagai Penengah
Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.
3. Sebagai Penggerak
Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.
4. Sebagai Pencari Solusi
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.
1. Berdasarkan tujuan
a. Rapat penjelasan (teaching conference)
Adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada peserta rapat mengenai kebijakan yang telah diambil oleh pimpinan organisasi.
b. Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)
Adalah rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan masalah yang sedang dihadapi.
c. Rapat perundingan (negotiation conference)
Adalah rapat yang diadakan karena ada dua pihak yang berkepentingan, apabila tidak dirundingkan dapat mengakibatkan timbulnya pertikaian atau perselisihan.
2. Berdasarkan sifatnya
a. Rapat formal
Adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
b. Rapat informal
Adalah rapat yang diadakan tanpa terpogram dan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal.
c. Rapat terbuka
Adalah rapat yang pesertanya tidak terbatas, artinya semua anggota dapat hadir tanpa undangan resmi.
d. Rapat tertutup
Adalah rapat yang dihadiri hanya orang-orang yang mendapatkan undangan saja.
3. Berdasarkan frekuensinya
a. Rapat rutin
Adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya dan sesudah terprogram.
b. Rapat insidental
Adalah rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi.
4. Berdasarkan jangka waktunya
a. Rapat mingguan, yaitu rapat yang dilakukan tiap satu minggu sekali.
b. Rapat bulanan, yaitu rapat yang diselenggarakan tiap satu bulan sekali.
c. Rapat semesteran, yaitu rapat yang dilakukan tiap enam bulan sekali.
d. Rapat tahunan, yaitu rapat yang dilakukan tiap setahun sekali biasanya pada akhir tahun/tutup tahun.
TIPE PEMIMPIN RAPAT (FIX)
Pemimpin rapat terbagi dalam berbagai tipe. Tipe-tipe pemimpin rapat sebagai berikut:
1.Tipe otoriter
Ciri-ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan otoriter,antara lain suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.
2. Tipe demokratis
Ciri-ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan demokratis, antara lain bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberi kesempatanpada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petujuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan musyawarah kelompok.
3. Tipe laizess-faire
Ciri-ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan laizess-faire antara lain memberi kebebasan kapada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh seseorang dengan tipe kepemimpinan seperti ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang diharapkan.
SYARAT RAPAT
Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
(1) Suasana terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.
(2) Tidak ada monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
(3) Partisipasi aktif dari peserta rapat
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
(4) Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.
Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
(5) Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.
(6) Pertanyaan singkat dan jelas
Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam rapat, waktu sangat berharga sekali.
(7) Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
(8) Menghindari perdebatan, yaitu suatu rapat dapat berjalan efektif jika tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan,tanpa arah,serta saling bersikukuh dalam mempertahankan pendiriannya yang dapat menimbulkan suasana panas,tegang, dan kaku yang akhirnya pembicaraan hanya dimonopoli oleh peserta rapat yang terlibat dalam perdebatan.
TIPE PESERTA RAPAT
1. Tipe Pemersatu
Tipe ini senang dengan persatuan dan kedamaian, biasanya bertindak sebagai juru damai, menjadi penengah bagi teman-teman yang bersengketa. Orang dengan tipe ini biasanya bersifat, berjiwa besar, pengertian, tekun, sabar, ulet, dan toleran.
2. Tipe Pendengar
Tipe ini termasuk tipe yang pasif, tidak turut memberikan andil pada saat rapat berlangsung. Biasanya sifat orang dengan tipe pendengar ini adalah pendiam (jarang berbicara). Ciri-ciri orang dengan tipe pendengar ini biasanya kurang percaya diri, kurang pengalaman, kurang bergaul, kurang percaya diri.
3. Tipe Penyerang
Peserta rapat ini bersifat suka menentang, sering berdebat dan menantang pendapat orang lain sehingga sering menimbulkan perdebatan dan perpecahan. Oleh karena itu, pemimpin rapat harus bertindak cepat dan tepat pada waktu pengambilan keputusan.
4. Tipe Inisiatif
Peserta rapat tipe ini sangat dinanti kehadirannya pada saat rapat, mereka dengan tipe ini merupakan orang yang tekun, rajin, daya kreativitas yang tinggi serta memiliki keinginan yang baik untuk memikirkan jalan keluar terhadap masalah yang sedang terjadi.
5. Tipe Pemberi Semangat
Peserta rapat yang memberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena dapat membaca situasi, berwibawa dan disegani, sehingga mempunyai pengaruh baik dalam kelompok ataupun diluar kelompok tersebut.
6. Tipe Pemberi Informasi
Tipe ini selalu memberikan informasi yang dibutuhkan pada saat rapat, hal ini dikeranekan mereka memiliki banyak informasi yang berguna bagi pemecahan masalah pada saat rapat, orang dengan tipe ini termasuk mereka yang mudah bergaul, dan dapat dipercaya.
7. Tipe Perantara
Orang dengan tipe perantara seringnya bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara satu dengan lainnya. Baik itu pribadi dengan pribadi lain, atau pribadi dengan kelompok, juga kelompok dengan kelompok. Peserta dengan tipe ini mempunyai sifat pandai bergaul, berwibawa, dapat dipercaya.
FUNGSI PEMIMPIN RAPAT
1. Sebagai Pengarah
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.
2. Sebagai Penengah
Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.
3. Sebagai Penggerak
Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.
4. Sebagai Pencari Solusi
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.
